Cómo reclamar una factura impagada

Entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 fija que, si no se pactó fecha, el plazo de pago es de 30 días naturales desde la entrega o el servicio (art. 4.1), y que ningún pacto puede alargarlo más allá de 60 días naturales (art. 4.3). Pasado el plazo, el deudor incurre en mora automáticamente, sin necesidad de aviso (art. 5), y debe:

• el interés de demora pactado o, si no hay pacto, el tipo legal: tipo del BCE + 8 puntos (art. 7);
• 40€ fijos por costes de cobro, que se suman sin necesidad de pedirlos (art. 8.1).

Los tipos de cada semestre y un ejemplo están en la guía de intereses de demora.

Un correo breve y cordial, con el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y cómo pagar. Si no hay respuesta, repite cada pocos días subiendo poco a poco el tono, y guarda cada envío: es el rastro de que reclamaste.

Si los recordatorios no funcionan, el siguiente paso suele ser una reclamación formal que recoja:

• los datos de la factura (número, fecha, importe y vencimiento);
• el interés de demora devengado y los 40€ de los arts. 7 y 8 de la Ley 3/2004;
• un plazo concreto para pagar y una propuesta para resolverlo sin ir al juzgado.

Importa poder probar que el deudor la recibió, cuándo y con qué contenido. Con el burofax de Correos puedes certificar el texto enviado y obtener un acuse de recibo firmado por el destinatario (Correos).

Además, desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general haber intentado negociar antes de demandar en la vía civil, también en los procesos especiales del libro IV de la Ley de Enjuiciamiento Civil, donde está el monitorio (art. 5); el monitorio no figura entre las excepciones de su art. 5.2. Si no hay un documento firmado por ambas partes, ese intento se puede acreditar con cualquier documento que pruebe que la otra parte recibió la invitación a negociar o la propuesta, en qué fecha, y que pudo acceder a su contenido íntegro (art. 10.2). Un requerimiento con propuesta enviado por un medio fehaciente deja ese rastro. Si tienes dudas sobre cómo se aplica en tu caso, consúltalo con un abogado.

El monitorio es el procedimiento judicial pensado para cobrar deudas de dinero documentadas. Lo regulan los arts. 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil:

• Qué se puede reclamar. Una deuda de dinero de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, acreditada con documentos; entre ellos, facturas o albaranes aunque los haya creado el propio acreedor, si son de los que documentan habitualmente esa relación (art. 812).
• Dónde. En el tribunal de primera instancia del domicilio o residencia del deudor —desde la Ley Orgánica 1/2025, la sección civil del Tribunal de Instancia— (art. 813).
• Cómo se pide. Con una petición que identifica al deudor, los domicilios y el origen y la cuantía de la deuda, junto con los documentos. Puede usarse un impreso o formulario, en papel o de la sede electrónica, y no hace falta abogado ni procurador para presentarla (arts. 814, 23.2 y 31.2).
• Requerimiento de pago. El juzgado requiere al deudor para que, en 20 días, pague o se oponga explicando por qué no debe la cantidad (art. 815).
• Si paga, se archiva (art. 817). Si no paga ni se opone, se da por terminado el monitorio y el acreedor puede pedir la ejecución con una simple solicitud (art. 816).
• Si se opone, el asunto pasa a juicio (art. 818). Hasta 15.000€ sigue como juicio verbal (arts. 818.2 y 250.2); por encima, el acreedor tiene un mes para presentar la demanda; si no lo hace, se sobreseen las actuaciones y se le condena en costas. En esa fase puede hacer falta abogado y procurador según la cuantía: no son obligatorios en juicios verbales de hasta 2.000€ (arts. 23.2 y 31.2).

InvoiceUp te ayuda con los pasos 1 y 2 por correo electrónico: envía los recordatorios con la cadencia que elijas y, cuando lo decides tú, un requerimiento formal de pago con el interés de demora y los 40€, sobre facturas que ya emitiste en tu programa de facturación. Ese requerimiento fija un plazo de pago, pero no incluye una propuesta de negociación ni, por sí solo, acredita el intento de negociación que exige la Ley Orgánica 1/2025 antes del monitorio. No envía burofax, no presenta el monitorio y no sustituye a un abogado.